Giải pháp
Đối với các doanh nghiệp có hệ thống tổng đài IP Sangoma được trang bị tính năng trả lời tự động IVR, đây là ấn tượng đầu tiên của khách hàng khi liên lạc với doanh nghiệp của bạn. Và tất nhiên, chắc chắn bạn sẽ muốn ấn tượng ban đầu phải thật tốt nhằm tạo sự thu hút đến khách hàng.
Hãy trang bị cho tổng đài IP Sangoma của bạn một hệ thống trả lời tự động IVR thật hoàn chỉnh
Các lời chào hỏi tự động IVR về cơ bản là lớp chăm sóc khách hàng đầu tiên của các công ty, vậy nên, hãy đảm bảo rằng các thông điệp của bạn sẽ được truyền tải rõ ràng và chính xác.
Một trong những ưu thế của IVR là nó có thể cùng lúc xử lý nhiều cuộc gọi đến cùng lúc so với việc sử dụng nhân viên hỗ trợ trực tiếp, từ đó giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Do đó, việc sử dụng hệ thống này một cách tối ưu sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi xin đưa ra 5 mẹo giúp tối ưu tính năng IVR cho hệ thống tổng đài IP Sangoma. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích được cho doanh nghiệp của bạn!
Đúng vậy, bạn có thể dễ dàng nhận ra khi liên lạc với các doanh nghiệp lớn và chuyên nghiệp, lời chào hỏi luôn là câu đầu tiên bạn được nghe. Do vậy, hãy chắc chắn rằng lời chào hỏi của doanh nghiệp bạn cũng sẽ phải chuyên nghiệp và mang cảm giác dễ chịu cho khách hàng hoặc đối tác. Sau đó sẽ là một lời giới thiệu nhanh gọn để dẫn đến danh sách các phòng ban của công ty bạn hoặc danh sách các câu trả lời cho các vấn để của khách hàng, điều này sẽ hướng người gọi đến được nơi họ muốn một cách dễ dàng.
Các lời hướng dẫn, các câu thông báo trong IVR nên được ngắn gọn và súc tích nhất có thể. Hãy nhớ rằng, thời gian là vàng bạc. Khách hàng sẽ không muốn phải mất quá nhiều thời gian để nghe các câu nói quá dài dòng. Thời gian rút ngắn sẽ giúp thu hút khách hàng hơn cũng như sẽ giúp họ tập trung hơn vào nội dung được truyền tải. Đây là một trong những điều quan trọng nhất giúp tăng trải nghiệm khách hàng.
Hãy trang bị cho tổng đài IP Sangoma của bạn một hệ thống trả lời tự động IVR thật hoàn chỉnh
Tương tự như các câu nói cần ngắn gọn, danh sách điều hướng tốt nhất là không có một danh sách dài các phòng ban hoặc bộ phận có thể khiến người gọi khó điều hướng. Quá nhiều tùy chọn có thể khiến người gọi mất kiên nhẫn và có thể sẽ yêu cầu gặp ngay tư vấn viên. Điều này có thể khiến bộ phận hỗ trợ bị quá tải, dẫn đến các yêu cầu hỗ trợ khác không được xử lý kịp thời. Một cách hữu hiệu là hãy tạo một danh sách rút gọn các phòng ban xuống một nhóm chung và mở rộng dần.
Việc thu hút sự chú ý của khách hàng sẽ dễ dàng hơn bằng cách thông báo trước về bộ phận mà họ có thể muốn tiếp cận. Ví dụ như, “Để được gặp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật” sau đó mới là đến số máy nhánh “Vui lòng nhấn phím 1”. Thứ tự này giúp khách hàng có thời gian để xử lý các tùy chọn và đưa ra quyết định của họ, và quan trọng là nó dễ nhớ hơn so với việc câu mở đầu là “Nhấn phím 1 để…”. Đây có vẻ chỉ là một chi tiết nhỏ nhưng nó rất hiệu quả trong việc hướng dẫn người gọi đi đến đúng nơi mà họ muốn một cách dễ dàng.
Một số hệ thống tổng đài, call center vẫn dùng những từ khá cũ kĩ trong các kịch bản IVR của mình. Chẳng hạn như từ “quay số”. Đây là một từ xuất hiện từ rất lâu về trước, ở thời đại mà khi muốn gọi điện, người ta phải quay số trên những chiếc điện thoại bàn. Nhưng ở thời đại hiện nay, những từ như vậy đã không còn phù hợp, thậm chí gây khó hiểu với những người thuộc thế hệ trẻ chưa từng được tiếp xúc với những chiếc điện thoại quay số. Thay thế bằng các từ như “Bấm phím” hoặc “Nhấn phím” sẽ phù hợp và dễ hiểu hơn cho tất cả người sử dụng. Đây chỉ là một ví dụ đơn giản, nếu hệ thống của bạn cũng mắc lỗi về câu từ như vậy, hãy sửa đổi để bắt kịp với thời đại.
Sử dụng các từ ngữ phù hợp với thời đại sẽ giúp tăng trải nghiệm khách hàng cho hệ thống IVR của bạn
Kịch bản và điều hướng IVR tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn là kịch bản IVR có thông điệp và điều hướng với mục đích mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Khi thời gian thay đổi và tính năng IVR ngày càng được hiện đại hóa, các xu hướng và các phương pháp mới sẽ luôn xuất hiện để giúp mọi thứ tốt hơn. Việc của bạn là luôn cập nhật những điều mới mẻ này cho tổng đài IP Sangoma để đảm bảo người dùng của bạn luôn có được trải nghiệm tốt nhất.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổng đài IP và là đối tác chính thức của thương hiệu tổng đài IP Sangoma, NTG Việt Nam sở hữu đội ngũ nhân viên chất lượng sẽ giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Nếu bạn đang muốn trang bị một hệ thống tổng đài IP cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0963.858.227 (Ms. Thương) để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.
==============================
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM
CS1: 49 Trung Kính, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: P618 block C khu chung cư Phạm Viết Chánh, 79 Phạm Viết Chánh, P. 19, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0963.858.227
Email: thuongtt@ntg.com.vn
Website: http://sangomavietnam.com/
