Giải pháp
Trong quá khứ, việc nâng cấp hệ thống tổng đài điện thoại có thể khiến nhiều chủ doanh nghiệp cảm thấy e ngại. Ví dụ như việc bán hàng và hỗ trợ khách hàng, tất cả đều xoay quanh các cuộc gọi đến và đi, liên tục cả ngày. Điều này làm việc nâng cấp, bảo trì sẽ rất phức tạp vì có thể sẽ gây gián đoạn và ảnh hưởng đến tiến trình làm việc. Giờ đây, việc lựa chọn một hệ thống tổng đài IP dễ dàng cấu hình và bảo trì sẽ giúp các doanh nghiệp thoải mái rất nhiều so với các hệ thống truyền thống.
Các tính năng của tổng đài IP có thể tạo ra những trải nghiệm khác nhau cho khách hàng, có thể là theo hướng tích cực hoặc tiêu cực. Làm hài lòng khách hàng luôn là tiêu chí để đưa một doanh nghiệp đến với thành công. Ngoài ra, một giải pháp tốt không chỉ giúp khách hàng mà cả nhân viên của bạn cũng sẽ cảm thấy hài lòng hơn. Điều này cũng sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình đào tạo nhân viên.
Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống tổng đài điện thoại IP cho doanh nghiệp của mình, thì có 6 tính năng quan trọng mà bạn nên biết.
Các hệ thống tổng đài IP hiện đại phải có các tính năng quan trọng
Các tính năng đó là gì?
1/ Thêm người dùng mới chỉ trong vài phút, không phải vài giờ
Có thể thêm người dùng mới trên hệ thống chỉ sau vài phút là cách nhanh chóng để tiết kiệm thời gian. Một số tổng đài, ví dụ như tổng đài IP Switchvox, có thể cho phép tạo các mẫu người dùng khác nhau. Chẳng hạn như đại diện bán hàng, đại lý dịch vụ khách hàng hoặc trợ lý hành chính,... Điều này giúp đẩy nhanh quá trình tạo người dùng bằng cách chỉ hiển thị các tùy chọn liên quan đến loại người dùng cụ thể đó. Ngoài ra, việc chọn lựa điện thoại IP có khả năng triển khai plug-and-play với hệ thống tổng đài của bạn sẽ giúp giảm đáng kể thời gian thiết lập người dùng mới.
2/ Nhân viên làm việc từ xa được nằm trong hệ thống tổng đài điện thoại IP
Ngày nay, xu hướng làm việc từ xa hoặc làm việc kết hợp đang dần trở nên quen thuộc. Tuy nhiên, nhiều tổng đài điện thoại vẫn chưa có tính năng dành cho những nhân viên này. Điều đó khiến cho việc quản lý họ sẽ không hề dễ dàng. Tìm kiếm một hệ thống tổng đài IP có thể quản lý đầy đủ các nhân viên dù họ làm việc tại văn phòng hay từ xa, hoặc làm việc kết hợp là điều cần thiết của các nhà quản lý.
3/ Sao lưu tự động có thể được lên lịch thay vì thủ công
Sao lưu dữ liệu thường xuyên là việc cần phải được thực hiện thường xuyên. Các dữ liệu của hệ thống tổng đài cũng không phải là ngoại lệ. Sao lưu thủ công là bạn sẽ phải tự nhớ lịch và tự thực hiện việc sao lưu. Điều này có thể dẫn đến những sai sót không mong muốn. Vậy nên, việc có một tổng đài IP sở hữu tính năng sao lưu tự động chắc chắn là một điều không thể bỏ qua.
Hệ thống tổng đài IP tốt cũng sẽ làm nhân viên của bạn hài lòng
Có thể nhanh chóng phân tích xu hướng sử dụng và dữ liệu lịch sử của các cuộc gọi sẽ giúp các nhà quản lý hiểu được nhân viên của mình đang làm như nào và biết được các sự cố gặp phải. Hãy trang bị một hệ thống tổng đài IP cho phép bạn dễ dàng vào nhật ký cuộc gọi và tạo báo cáo khi cần thiết hoặc theo lịch trình. Nó sẽ giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu của hệ thống tổng đài IP.
5/ Quản lý có thể tự thực hiện các thay đổi của hệ thống tổng đài IP mà không cần đến hỗ trợ của nhân viên CNTT
Có nhiều thay đổi nhỏ sẽ cần được thực hiện thường xuyên và nhanh chóng. Việc này có thể gây tốn thời gian của các nhân viên CNTT và có thể làm chậm trễ công việc. Các nhân viên CNTT chỉ nên thực hiện các thay đổi lớn, còn với những thay đổi nhỏ như cập nhật hàng đợi cuộc gọi, chỉnh sửa tin nhắn trả lời tự động, lời chào hay các cấu hình đơn giản khác, bạn nên trang bị tổng đài IP có thể hỗ trợ thay đổi dễ dàng những tính năng này để người quản lý cũng có thể sử dụng mà không cần sự trợ giúp của những nhân viên CNTT.
6/ Toàn bộ hệ thống điện thoại tổng đài IP đều cùng một nhà sản xuất
Đây là điều quan trọng mà bạn cần phải xem xét. Một hệ thống tổng đài IP hoàn chỉnh gồm đầy đủ các thành phần cần thiết như PBX, điện thoại IP, các kết nối VoIP, chuẩn SIP,... Việc chọn hệ thống cùng một nhà sản xuất có thể giúp hệ thống đồng bộ hơn, giúp xác định và xử lý các vấn đề nhanh chóng, dễ dàng hơn. Cũng như bạn chỉ cần liên lạc với một đơn vị duy nhất nếu có vấn đề xảy ra. Việc triển khai và bảo trì cũng tương tự như vậy.
Hãy chọn hệ thống tổng đài IP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Hệ thống tổng đài IP Switchvox của Sangoma với đầy đủ tính năng
Nếu bạn đang tìm kiếm một tổng đài IP có đầy đủ các tiêu chí như trên, hãy xem ngay tổng đài IP Switchvox của Sangoma. Đây là hệ thống tổng đài điện thoại IP với nhiều dòng thiết bị cho các doanh nghiệp từ vừa và nhỏ đến quy mô lớn. Cùng với các tính năng cần phải có của một hệ thống tổng đài IP hiện đại, sản phẩm này là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp hay nhà quản lý khi muốn nâng cấp hệ thống tổng đài điện thoại của mình.
NTG Việt Nam là đối tác phân phối chính thức các thiết bị VoIP của Sangoma. Để được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0963.858.227 (Ms. Thương).
==========================================
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM
Địa chỉ:
CS1: 49 Trung Kính, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: P618 block C khu chung cư Phạm Viết Chánh, số 79 đường Phạm Viết Chánh, P. 19, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Email: thuongtt@ntg.com.vn
Website: https://sangomavietnam.com/
