Giải pháp
Hệ thống tổng đài IP rõ ràng rất cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn. Nhưng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phải vật lộn về việc liệu họ có cần phải trang bị một hệ thống tổng đài IP chuyên nghiệp hay không? Dù thực tế là họ đang duy trì những gì cơ bản nhất của một hệ thống tổng đài.
Trong hầu hết mọi ngành, điện thoại là thiết bị trung tâm để giao tiếp với khách hàng. Vậy nên, cách xử lý các cuộc gọi với khách hàng có thể là một cách để bạn tạo ra khác biệt với các đối thủ cạnh tranh của bạn.
Hệ thống tổng đài IP có thực sự quan trọng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Nhưng nó không chỉ đơn giản là nhận cuộc gọi của khách hàng và trả lời. Nó bao gồm tất cả mọi thứ từ việc đảm bảo các cuộc gọi được chuyển đến người thích hợp, giảm thiểu thời gian khách hàng phải chờ đợi cũng như cho phép mọi người bỏ qua việc chờ đợi và ngay lập tức có được thông tin họ cần hoặc xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng.
Nói cách khác, có nhiều điều để đảm bảo khách hàng của bạn sẽ có trải nghiệm tuyệt vời hơn là chỉ có một cuộc gọi đơn điệu.
Hình ảnh các căn phòng rộng lớn được lấp đầy các buồng nhỏ của các tổng đài viên có thể là hình ảnh được liên tưởng đến khi bạn nghĩ về các trung tâm tổng đài. Nhưng trên thực tế, các trung tâm tổng đài có thể linh hoạt và phù hợp với tất cả các doanh nghiệp từ vừa và nhỏ đến các doanh nghiệp lớn.
Một ví dụ, nếu bạn có một nhóm bán hàng, một nhóm hỗ trợ khách hàng hoặc bất kỳ nhóm nhân viên nào phụ thuộc vào giao tiếp qua điện thoại, có thể bạn đang cần phải trang bị một hệ thống tổng đài IP.
Một hệ thống tổng đài IP có thể mang đến rất nhiều các tính năng tiện ích như: Trả lời tin nhắn tự động, hỗ trợ nhiều cuộc gọi đồng thời, khả năng mở rộng máy nhánh nhanh chóng, ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, v.v… Rõ ràng là các chức năng này vô cùng tiện lợi và hiệu quả, nhưng bạn vẫn có thể tự hỏi liệu doanh nghiệp của mình có cần chức năng như vậy để phát triển hay không.
Đây là một bài kiểm tra rất đơn giản: Khách hàng của bạn có thường xuyên phải chờ rất lâu để được trả lời không? Và có bao nhiêu cuộc gọi nhỡ nhấp nháy trên điện thoại của bạn vào buổi sáng làm việc?
Cả hai vấn đề này đều là những đại diện tiêu biểu cho một hệ thống hỗ trợ khách hàng yếu kém. Bởi vì khi khách hàng liên hệ với bạn đều phải đợi chờ hoặc thậm chí không thể liên lạc. Không nên xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp không có khả năng đáp ứng các nhu cầu cấp thiết của khách hàng như vậy.
Việc sử dụng thư thoại kiểu cũ mà không có lựa chọn nào khác ngoài việc để lại tin nhắn hoặc bị yêu cầu chờ là những trải nghiệm khó chịu đối với khách hàng và thường có thể là một điểm yếu khiến bạn mất khách hàng vào tay các đối thủ cạnh tranh.
Hệ thống tổng đài IP có thực sự quan trọng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Việc nâng cấp hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn để bao gồm các chức năng của trung tâm cuộc gọi sẽ giúp đưa trải nghiệm của khách hàng lên một tầm cao mới, đồng thời giúp tổ chức và giảm bớt căng thẳng khi có các cuộc gọi chờ.
Và nếu doanh nghiệp của bạn đang bỏ lỡ nhiều cuộc gọi ngoài giờ làm việc của bạn, các tính năng của tổng đài IP sẽ cung cấp các công cụ bạn cần để nắm bắt những khách hàng tiềm năng đó ngay cả khi các nhân viên tổng đài của bạn không có mặt tại văn phòng.
Bạn đã trả nhiều tiền để tiếp cận thị trường của mình, tại sao lại để những sai sót trong giao tiếp ngăn cản việc kinh doanh của bạn phát huy hết tiềm năng?
Một trong những lợi ích hấp dẫn nhất của việc mở rộng hệ thống điện thoại IP của bạn bao gồm các chức năng dành cho trung tâm tổng đài là tăng hiệu quả của việc kinh doanh trong khi giảm chi phí hoạt động.
Việc sử dụng các tính năng như IVR có thể giảm bớt khối lượng công việc xử lý các cuộc gọi bằng cách tự động trả lời, xác định điều kiện và định tuyến các cuộc gọi đến, cũng như cho phép người gọi thực hiện các tác vụ khác nhau (chẳng hạn như yêu cầu thông tin, gửi thay đổi thông tin hoặc thậm chí xử lý các khoản thanh toán) mà không cần phải đợi nhân viên trả lời.
Loại bỏ những thất vọng tiềm ẩn và hợp lý hóa trải nghiệm cuộc gọi sẽ làm tăng chất lượng dịch vụ khách hàng và xây dựng danh tiếng cho doanh nghiệp của bạn. Việc thiết lập thương hiệu của bạn với khả năng đáp ứng, hỗ trợ nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có lợi thế hơn trong tâm trí người tiêu dùng.
Sangoma cung cấp các giải pháp tổng đài IP với đầy đủ các tính năng hiện đại
Sangoma là một nhà cung cấp giải pháp thoại VoIP và truyền thông hợp nhất (UC) dựa trên nền tảng đám mây hàng đầu thế giới. Các sản phẩm tổng đài IP của Sangoma đều có đầy đủ các tính năng hiện đại, đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của các doanh nghiệp khi tìm kiếm một giải pháp cho trung tâm tổng đài của mình.
NTG Việt Nam tự hào là đối tác phân phối chính thức các sản phẩm, thiết bị của Sangoma. Nếu bạn đang tìm mua các sản phẩm Sangoma, hãy gọi cho chúng tôi qua hotline: 0963.858.227 (Ms. Thương) để được tư vấn giải pháp tốt nhất cho bạn!
----------------------------------------------------------------------
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM
CS1: 49 Trung Kính, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: P618 block C khu chung cư Phạm Viết Chánh, 79 Phạm Viết Chánh, P. 19, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0963.858.227 (có zalo)
Email: thuongtt@ntg.com.vn
Website: http://sangomavietnam.com/
